Privacyverklaring

Hierbij verklaart Stichting AVG voor Verenigingen dat asv De Dijk het AVG-programma heeft doorlopen en dat asv De Dijk zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft asv De Dijk kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door asv De Dijk zijn te vinden op de volgende pagina(‘s) van deze verklaring.

Aldus opgemaakt te Gorinchem, de dato 22 mei 2018,
Door: Stichting AVG voor Verenigingen
Gevestigd: Stephensonweg 14, 4207 HB GORINCHEM

Door asv De Dijk is verklaard dat:
De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:

1. Lidmaatschap

  • Persoonsgegevens: NAWTE + geboorte datum
  • Overeenkomst: Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);
  • Verwerkingen: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;
  • Verwerking door wie: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie;
  • Bewaartermijn: Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
  • (Aspirant-)leden melden zich aan, de gegevens worden verwerkt in de ledenadministratie van de vereniging en die van de KNVB.

2. Aanmelden voor nieuwsbrief

  • Persoonsgegevens: Naam en e-mailadres;
  • Overeenkomst: Aanmelding voor nieuwsbrief (formulier op de website);
  • Verwerkingen: Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven;
  • Verwerking door wie: Afdeling communicatie;
  • Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men aangemeld is.
  • Leden ontvangen periodiek een nieuwsbrief maar kunnen zich daar voor uitschrijven.

3. Stakeholder-/lobbycontacten, donateur en geïnteresseerde

  • Persoonsgegevens: NAWTE;
  • Overeenkomst: Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn;
  • Verwerkingen: Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten;
  • Verwerking door wie: Afdeling communicatie en/of bestuur
  • Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 2 jaar.
  • Stakeholders etc. ontvangen periodiek een nieuwsbrief en andere relevante informatie maar kunnen zich daar voor uitschrijven.


4. Medewerkers

  • Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens;
  • Overeenkomst: Arbeidsovereenkomst;
  • Verwerkingen: Salariëring;
  • Verwerking door wie: loonadministrateur;
  • Bewaartermijn: Afhankelijk van het feit welke gegevens het betreft.
  • Contractspelers en betaalde vrijwilligers / medewerkers ontvangen loon / een vergoeding conform overeenkomst.


5. Medewerkersfoto’s op de website

  • Persoonsgegevens: Naam + foto;
  • Overeenkomst: Aanvullende personeelsovereenkomst;
  • Verwerkingen: Medewerkersfoto’s op website;
  • Verwerking door wie: Administratie, afdeling communicatie;
  • Bewaartermijn: Uitgangspunt: behoudens toestemming worden foto’s verwijderd nadat een persoon uit dienst treedt.
  • Medewerkersfoto’s worden na toestemming en/of ondertekening van een aanvullende personeelsovereenkomst in beperkte mate op de website geplaatst.


6. Vrijwilligers

  • Persoonsgegevens: NAWTE;
  • Overeenkomst: Vrijwilligersovereenkomst;
  • Verwerkingen: Informatieverstrekking;
  • Verwerking door wie: Afdeling communicatie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder;
  • Bewaartermijn: Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
  • Betaalde vrijwilligers vullen maandelijks een formulier in waarin werkzaamheden en aantal geïnvesteerde uren worden aangegeven.


7. Direct marketing (alleen bellen of papier)

  • Persoonsgegevens NAWTE;
  • Overeenkomst: Geen overeenkomst nodig;
  • Verwerkingen: Toesturen van (of bellen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten;
  • Verwerking door wie: Afdeling communicatie;
  • Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar diensten/producten
  • (Aspirant-)leden worden telefonisch en/of op papier (brochure) geïnformeerd over de vereniging.


8. Digitale direct marketing (e-mail, facebook, LinkedIn, fax, SMS etc.)

  • Persoonsgegevens: NAWTE;
  • Overeenkomst: Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie of inschrijven voor een nieuwsbrief;
  • Verwerkingen: Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten;
  • Verwerking door wie: Afdeling marketing/communicatie;
  • Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar diensten/producten.
  • De vereniging maakt gebruik van e-mail, facebook, LinkedIn, SMS en WhatsApp.


De vereniging verklaart verder:

  • Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.
    Op de website van de vereniging is de privacyverklaring te raadplegen.
  • Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging.
  • Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen. De vereniging heeft verwerkersovereenkomsten met ander partijen, zoals KNVB, Sportlink en ClubCollect.
  • Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
  • Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
  • Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
  • Persoonsgegevens van oud-leden worden uit de ledenadministratie verwijderd.
  • Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
  • Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
    • Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
    • Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
    • Telefoons zijn beveiligd met een code of vingerherkenning.
    • Computers en systemen zijn beveiligd met een wachtwoord.
  • Al onze (besloten) websites zijn ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding (=groene slotje =HTTPS).
  • Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens.
  • Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
  • Papieren documenten worden zoveel en zo snel als mogelijk gedigitaliseerd en beveiligd opgeslagen en daarna vernietigd.
  • Wij als verenigingen maken geen gebruik van digitale direct markering.
  • Op het aanmeldformulier wordt ouders / verzorgers van kinderen jonger dan 16 jaar uitdrukkelijk om hun toestemming gevraagd (door ondertekening van het formulier). Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Aldus verklaard door:
Naam vereniging: asv De Dijk
Naam persoon: F.C. van der Waal
Plaats: Amsterdam
Datum: 22 mei 2018